ثانياً: كفاءة التشغيل وسلامة تسلسل الإجراءات والعمليات لضمان عدم وجود أي هدر أو فاقد مثل (وقت الانتظار الطويل، الإنتاج الزائد، المخزون الزائد، حركة الأفراد والمعدات في مساحات العمل، خطوات العمل غير الضرورية،المرتجعات والانتاج المعيب،…إلخ) ويدخل في ذلك إعمال الابتكار والتنبؤ بالمخاطر لتجنبها وتدريب العاملين، والاستمرار بالتطوير والتحسين للحصول على نموذج تشغيل أفضل من سابقه.

ثالثاً: التوثيق (اكتب ما تفعل، وافعل ما تكتب) ويشتمل ذلك البدء بكتابة الإجراءات ذات التأثير الأكبر تجاه العملاء وصياغة المؤشرات اللازمة مثل متوسط انتظار العملاء ونسبة مستوى المخزون وغيره، إضافة إلى توثيق السجلات المحاسبية وآلية التعامل معها بالشكل الصحيح، وتوثيق أدلة عمل لجميع الوحدات والأقسام وإبراز المخططات الانسيابية لتسلسل العمليات في مواقع العمل لضمان استمرار العمل وأدائه بالشكل الصحيح من أول مرة وفي كل مرة.

قدم مجموعة باحثين من جامعة جوهانسبرج جنوب أفريقيا ورقة عمل بحثية خلال المؤتمر الدولي لإدارة التكنولوجيا 2021م حول تنفيذ نظام إدارة الجودة في المنشآت الصغيرة والمتوسطة والمتناهية الصغر، تضمنت هذه الورقة البحثية الإشارة إلى أنه من المحتمل أن يكون العائق الأكثر أهمية لهذه المنشآت في تطبيق الجودة هو أن أصحاب ومشغلي هذه المنشآت غالباً ما يكونوا تحت الضغط بشكل مستمر ويتعاملون بشكل مباشر مع التفاصيل التشغيلية والتوجيه المستمر للعاملين ما تسبب في عدم اهتمامهم بالعملاء، معيزين ذلك إلى نقص التعليم والخبرة الإدارية بشكل أكبر، وأظهرت الدراسة بأن سعي أصحاب هذه المنشآت لتطبيق الجودة سيوفر لهم هيكلاً يسهل عليهم إدارة منشآتهم بفعالية وكفاءة، وسيمكنهم ذلك من ضبط مكامن الهدر وبالتالي تقليل التكلفة، والسيطرة على العمليات التشغيلية بما يلبي احتياجات عملائهم وتقديم ما يفوق توقعاتهم ما يضمن لهم استمرارية منشآتهم ونموها.

أولاً: إعداد مخططات انسيابية وأدلة استرشادية لتسلسل العمليات ووضعها في مكان بارز في مواقع العمل على مرأى جميع العاملين ومتابعة امتثال العاملين بها.

ثالثاً: إجراء التطويرات حسب ترتيب الأولويات ذات الأثر الأكبر على النشاط، ويتم ذلك من خلال الإجابة على سؤال (ما هي الأسباب؟، وما هي أفضل الخيارات البديلة؟) وعند ترشيح أفضل الاختيارات يتم إجراء إختبار على عينة ومن ثم التعديل إن لزم ذلك، ثم اعتماد هذا التغيير عند نجاح الاختبار، ويتبع ذلك تحديث المخططات الانسيابية والأدلة الاسترشادية والعودة للتأكيد على العاملين بالامتثال بها، ومتابعة أثر ونتائج هذا التطوير.